Guía práctica para mitigar riesgos con tus proveedores

El internet ha sido un facilitador increíble cuando se trata de buscar nuevas fábricas. En tan sólo un clic puedes encontrar una gran variedad de proveedores “capaces” de fabricar y entregar lo que tú necesitas Sin embargo, para evitar inconvenientes es fundamental comprender los riesgos al subcontratar la producción y las estrategias para mitigar esos riesgos.

Asia, en particular, representa un desafío mayor debido a un entorno empresarial más complejo que se acentúa con diferencias culturales, idiomas y normas regulatorias más marcadas.

Con dos décadas de experiencia operando en Asia, hemos perfeccionado nuestra estrategia para examinar e identificar proveedores que entreguen en tiempo y forma. A continuación, hemos reunido algunos puntos clave que te pueden ayudar con esta parte del proceso.

 

Investigando a un proveedor

Seleccionar al proveedor adecuado es crítico. Esto determinará el éxito o fracaso de la producción.

Al seleccionar a un proveedor debes asegurarte que tus intereses son compatibles o al menos alineados. El éxito para ti debe significar éxito para tu proveedor. No tiene caso pensar en relaciones a corto plazo y desproporcionadas en las que el proveedor esté sufriendo por el precio, términos de pago, plazos cortos de entrega, etc. El único que saldrá perdiendo inevitablemente es el comprador. Cuando identifiques al proveedor adecuado para tus necesidades, asegúrate de llevar a cabo los siguientes puntos:

1. Comprende su negocio

Necesitas conocer su negocio desde adentro para un mejor entendimiento. Esto significa conocer sus instalaciones (líneas de producción, empleados, estacionalidad, tamaño, volumen de negocio, etc.), su historia, sus clientes (referencias de terceros si es posible) y cuál es su experiencia y expertise.

2. Solicita su documentación

Esto lo hacemos normalmente, pero al tratarse de un proveedor extranjero debes asegurarte que sea quien dice ser y no esté falseando la información. Por ejemplo, que sea realmente el fabricante y no un agente de exportaciones, ya que esto te puede generar costos adicionales y dificultades legales en caso de una disputa.

3. Verifica sus certificaciones de calidad

Como verificación independiente a los demás estándares, esto es muy útil. Sin embargo, asegúrate que sus certificados estén vigentes, que puedan validarse por los órganos rectores (que no sean falsos) y que sean visibles para cualquier visita.

4. Visita la fábrica y conoce al equipo

Suena simple, pero hemos visto a muchas empresas pagar a sus proveedores sin conocerlos físicamente o pasar tiempo suficiente con los administradores.

Es importante conocer su expertise, capacidad de producción y lo que motiva a los directivos  (por ejemplo, conocer si es importante para ellos la ética).

Muchos de estos temas pueden abordarse teniendo algún tipo de interacción o trato personal, entre personas que puedan hablar el idioma y visitar la fábrica para asegurarse que todo esté en orden.

¡Hemos visto cómo algunas fábricas cambian los letreros del edificio tan pronto como un cliente potencial se va! No es un buen presagio.

Incorporando a un nuevo proveedor

Aquí es donde vemos que varias empresas cometen errores al implementar una estrategia de proveeduría directa. Cualquier estrategia de mitigación de riesgos debe estar respaldada legalmente.

Esto es complejo donde los sistemas legales son menos desarrollados que en Occidente. Algunos puntos clave a considerar son:

1. Jurisdicción legal

En algunos países es difícil hacer cumplir un contrato que ha sido violado. Por ejemplo, no es fácil hacer cumplir a una fábrica china un acuerdo de compra regido por la ley de los Estados Unidos.

Incluso cuando hay una fuerza ejecutora presente, algunos sistemas legales son menos efectivos cuando se trata de reclamar cualquier incumplimiento de contrato.

Asegúrate de pedir asesoría legal al respecto*.

1. Acuerdos de confidencialidad (NDAs)

Estos se usan normalmente para garantizar que haya protección de la Propiedad Intelectual de una empresa para ser usada o compartida.

Sin embargo, la mejor protección es asegurarse que cualquier NDA cubra la no-utilización, no-divulgación, y la no-elusión. Estos se conocen comúnmente como acuerdos NNN.

1. Requerimientos de Comunicación

Se tiene que ser muy claro desde un principio en cuanto a las expectativas. Establece una vía crítica con metas clave y acuerda con tu proveedor qué se espera de ellos como parte del flujo de información.

Por ejemplo, asegúrate que haya una hoja de especificaciones clara que proporcione detalles del producto (tamaño, medidas, colores, materiales, requisitos de empaque, etc.).

Esto elimina el riesgo de retrasos en tiempos de entrega o errores en la calidad del producto.

Asegúrate de entender la relación formal en la que estás entrando y el hecho que, en muchos casos, es un entorno comercial complejo. Además, muchas empresas utilizan el apalancamiento (como condiciones de pago) para proporcionar protección en caso de que algo salga mal.

Trabajar con una empresa que tenga experiencia en ese mercado puede ayudarte a mitigar estos riesgos.

En resumen

A lo largo de los años, nos han contado y también hemos escuchado casos donde la producción ha salido muy mal. Ser capaz de desarrollar una relación definirá que tan sencillo es trabajar con un proveedor extranjero. En Asia, las relaciones son de particular importancia y saber aprovechar esto puede ayudarte para tener una amplia gama de manufactura.  Ve a tus proveedores como “socios/aliados” que pueden entregarte los productos que necesitas, que pueden impulsarte a innovar y pueden alinearse a tu propia tecnología de compra en lugar de ver simplemente un horizonte a corto plazo.

En general, tener algún tipo de presencia local ayudará a mejorar estas relaciones, ya sea con tu propia oficina, una empresa de proveeduría o alguna otra presencia con terceros. Si estuvieras fabricando algo a tan sólo unos kilómetros de tu oficina central, estarías visitando fábricas regularmente. El mismo principio debería aplicar si la inversión equivalente se pone a trabajar a 3,000 kilómetros de distancia.

En ET2C, brindamos a nuestros clientes la transparencia necesaria para administrar mejor a tus proveedores en Asia y apoyarte con cualquier estrategia de mitigación de riesgos. Para mayor información sobre cómo podemos ayudarte, contáctanos.

 

*Ninguno de los comentarios en este artículo debe interpretarse como asesoría legal. Si tienes alguna consulta, debes buscar asesoría legal especializada a tus circunstancias individuales.